| 從外貿(mào)業(yè)務(wù)人員日常工作習(xí)慣中尋找提高效率的方式 |
從外貿(mào)業(yè)務(wù)人員日常工作習(xí)慣中尋找提高效率的方式
每一個(gè)人都有她獨(dú)有的思維模式和做事風(fēng)格。因此，經(jīng)?？吹酵瑯拥氖虑椋诓煌娜耸掷?，處理的方式，時(shí)間點(diǎn)，效果各不相同。 效率的差異，其實(shí)就是由外貿(mào)業(yè)務(wù)人員日常工作的習(xí)慣（也就是思維模式和做事方式）來決定的。 外貿(mào)業(yè)務(wù)每天工作之前，應(yīng)該有一個(gè)習(xí)慣，讀完所有的郵件！記住，不要讀一個(gè)郵件處理一個(gè)事情，先讀完所有，然后排序。 排序就涉及到“四象限”原則，第一象限：緊急而重要，第二象限：重要不緊急，第三象限：緊急不重要，第四象限：不緊急不重要。 即使都知道這個(gè)原則，在對(duì)一個(gè)事情的判斷上，大家還是會(huì)出現(xiàn)不同的分類，以我多年的工作經(jīng)驗(yàn)，我還會(huì)加上另外一個(gè)衡量標(biāo)準(zhǔn)：1. 是否主要是自己內(nèi)部處理，2. 是否需要其他部門配合，并且時(shí)間不確定。 根據(jù)四象限加上這個(gè)原則，我會(huì)對(duì)事情進(jìn)行一個(gè)排序，從1開始，把讀完郵件以后需要處理的所有事情全部排序，并手寫清單，處理完一個(gè)劃掉一個(gè)，以免遺漏，天天堅(jiān)持。 以上兩件事情： 1.讀郵件，2. 列清單，是每天早上開始工作之間首要做的事情，直接影響到你一天的工作效率。 現(xiàn)在，我們?cè)賮砼e例分析，如何歸類和處理事情，也就是我們開始做事的步驟！ 假設(shè)說你一天需要處理的事情分為：詢盤，新訂單，老訂單跟進(jìn)，訂艙或文件工作，投訴。 我們需要遵循“先外后內(nèi)”的原則。 也就是說，先給客戶們集中寫郵件，告知客戶：你收到他們的郵件，會(huì)很快處理，這是一個(gè)最起碼的常識(shí)和禮節(jié)。有一些業(yè)務(wù)總是覺得收到詢盤，不把報(bào)價(jià)做出來就不好意思回復(fù)客戶，或者說有投訴了，不把處理意見整出來就無臉見客戶，看到訂單不把合同做出來就不能回復(fù)客戶。 大錯(cuò)特錯(cuò)，你先給每個(gè)客戶花1-2分鐘發(fā)一封這樣的郵件，會(huì)讓客戶心理上舒服很多，并且給自己留出足夠的時(shí)間處理，客戶收到你這樣的簡(jiǎn)單郵件以后，知道你已經(jīng)著手處理問題了，收到詢盤了，會(huì)盡快報(bào)價(jià)；收到投訴了，會(huì)盡快處理； 收到訂單了，會(huì)立馬做合同，他就會(huì)得到心理上的安慰，會(huì)耐心等待你。 接下來，把需要跟其他部門配合處理的事情，一一發(fā)書面的郵件給相關(guān)部門，如果特別緊急的，可以在郵件上標(biāo)示緊急等并且及時(shí)跟催結(jié)果。 處理完所有的對(duì)其他部門的郵件和事務(wù)安排以后，在等待他們處理的過程里，你就可以做那些主要集中在自己內(nèi)部的事情，比如說做合同，報(bào)關(guān)文件，質(zhì)保書，訂單跟蹤表，預(yù)收款表，訂艙單等，并根據(jù)當(dāng)天的事情，提前做好報(bào)價(jià)表，提前寫好一些回復(fù)郵件等。 如果沒有收到相關(guān)部門的郵件，你還可以節(jié)省出來時(shí)間，觀察你的訂單跟蹤表，歷史的詢盤統(tǒng)計(jì)，客戶收款紀(jì)錄，或者看看是否公司有新庫存，新產(chǎn)品，或者促銷活動(dòng)等，尋找話題去刺激一些潛在客戶，爭(zhēng)取他們的互動(dòng)，以便為自己獲得一些額外的詢盤機(jī)會(huì)。 如果處理完，還有時(shí)間，還可以安排半個(gè)小時(shí)到一個(gè)小時(shí)的主動(dòng)開發(fā)，搜索客戶，或者做點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)推廣的事情，為自己爭(zhēng)取尋找到新的潛在客戶。 最后，在你收到相關(guān)部門的回復(fù)以后，在一一的回復(fù)客戶事情處理的結(jié)果。 這樣你的時(shí)間才會(huì)被合理利用，既不會(huì)因?yàn)橥獠咳藛T的處理耽誤你的事情，也不會(huì)因?yàn)樽约旱呐判蝈e(cuò)誤而時(shí)間不夠用。 |
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